De toekomst van de werkplek en het kantoorgebouw

Een blik op toekomstige trends

Sinds begin maart 2020 werken veel mensen thuis vanwege de COVID-19 pandemie. Dit heeft geleid tot veel discussie over de rol van de kantoorruimte en of de vertrouwde werkplek en bedrijfsgebouwen zullen veranderen.

Om hier meer over te weten te komen, spraken we met Helle Nøhr Holmstrøm, een specialist van SHL op het gebied van werkplekstrategie, en Tiago Pereira, een partner van SHL. Samen bespraken we de rol van de kantoorruimte en bedrijfsgebouwen, de werkplektrends, gebruikte materialen en de rol van renovatie versus nieuwbouw.

Hoe ziet de toekomst van kantoorontwerp eruit?

TP: Er doen op dit moment veel artikelen de ronde over wat er kan of zal gaan gebeuren, vooral bij grotere ondernemingen. Ik denk dat het kantoorontwerp in de toekomst meer in de richting gaat van een omgeving waar samengewerkt wordt, waar mensen elkaar ontmoeten en voorzieningen delen.

We zien trends met werkplekken waar ruimte is voor samenwerking, leren en prestatiegericht werken waarbij synergieën gevonden worden. We creëren een groot aantal zones voor verschillende menselijke functies. Als we naar het kantoor kijken, willen medewerkers alleen kunnen werken, maar wel in een sociaal verband. Dat vind ik het spannende aan de kwestie in vergelijking met andere settings, zoals bibliotheken. Wat kan zo’n plek bewerkstelligen dat we ook kunnen vertalen naar de werkplek? We proberen te leren van verschillende typologieën van gebouwen om te zien hoe we zulke gewone, menselijke basisbehoeften die kenmerkend zijn voor een werkdag kunnen ondersteunen.

HNH: [De toekomst van het kantoor] beslaat een heel scala aan zaken. We hebben het hier vaak over gehad en we vinden het interessant om te zien dat mensen elkaar vooral op kantoor ontmoeten voor samenwerking. Er zullen meer zones ontstaan die samenwerking ondersteunen en meer zones om kennis te delen. Werk waarvoor concentratie nodig is kan makkelijk thuis worden gedaan. Het zou ook een soort knooppunt kunnen worden, uit de buurt van het centrale hoofdkantoor, dichter bij huis. Dus in plaats van alle faciliteiten in één kantoor samen te pakken, zouden bedrijven kunnen kijken welke faciliteiten zinvol zijn om productief te werken op verschillende plaatsen in de buurt van de woonplaats van de werknemer.

Maar volgens mij draait deze discussie ook om de bedrijfscultuur. Wij zien [de toekomst van het kantoor] niet zo zwart-wit. Het moet iets van allebei hebben, want je kunt alleen een betere bedrijfscultuur creëren als mensen bij elkaar zijn. Veel bedrijven hebben dit met succes gedaan [op afstand werken] omdat ze al een sterke en hechte cultuur hebben gecreëerd. Mensen kunnen dus nog steeds in contact met elkaar blijven.

Het hoofdkantoor zal nog steeds een rol blijven spelen. We moeten het nog steeds beschouwen als een sterk middelpunt voor het creëren van een gezamenlijke cultuur en het ondersteunen van sociale functies en respect voor elkaar. We moeten ook beseffen dat we als mensen niet alleen voor onszelf werken, maar ook voor een gezamenlijk doel. Het [kantoor van de toekomst] kan variëren van bedrijf tot bedrijf. Maar dit zijn de punten waar we ons voor elk afzonderlijk bedrijf op moeten richten.

Een van de dingen die we weten is dat als mensen werken, ze samen problemen moeten oplossen. We hebben de neiging om problemen op te lossen met mensen die we aardig vinden en goed kennen en met wie we goed kunnen opschieten. We moeten problemen oplossen met mensen die we vertrouwen. En er is een plek nodig om dat vertrouwen op te bouwen.

TP: Empathie en een "klik" met anderen ontstaan meestal alleen bij direct persoonlijk contact. We kijken elkaar in de ogen. Dat is dat menselijke sociale aspect dat alleen bij persoonlijke interacties ontstaat.

HNH: In de meeste gevallen ontstaat innovatie vooral als we samenzijn. Er zijn mensen die er alleen in slagen, maar over het algemeen komen we samen tot de beste oplossingen en ik denk dat veel bedrijven dat graag ook zo zien gebeuren. Volgens mij hebben we een heel interessant experiment gedaan. Als we het niet gebruiken om zaken te verbeteren, is het eigenlijk zonde van de tijd. We moeten de kans nu grijpen! Welzijn staat echt centraal in de manier waarop we projecten moeten benaderen. Wij zien dat dit veel nieuwe inzichten oplevert, waar mensen op de lange termijn van kunnen profiteren.

Is de traditionele kantoorruimte al een tijdje aan het veranderen?

HNH: Er is al beweging in gekomen. Het verlangen naar vertrouwen en flexibiliteit bestond al, maar de angst voor verlies van productiviteit maakte het moeilijk.

TP: Ik zou zeggen dat het coronavirus die ontwikkeling alleen maar heeft versneld. Wat misschien een ontwikkeling van meer dan tien jaar was geweest, gebeurt nu in twee jaar. Je zou kunnen zeggen dat de trend van "overal werken" sterk versneld is. Voortaan zien we dat werknemers tegen hun werkgevers zeggen dat ze meer flexibiliteit willen. Werkgevers heroverwegen de organisatie en vragen zich af "hoe kunnen we anders en gelukkiger werken?".

Als de kantoorruimte meer een centrum van samenwerking wordt, met potentieel minder medewerkers per dag, krijgen bestaande commerciële ruimtes dan een nieuwe bestemming?

TP: Toen we naar ons huidige kantoor in Aarhus verhuisden, vroeg een chef-kok ons of we wilden overwegen om onze kantine overdag voor het bedrijf te gebruiken en 's avonds als onafhankelijk restaurant. Volgens ons een grandioos idee. Het toont aan dat mensen buiten de behoeften van het kantoor ook aan de gemeenschap denken. Als bedrijven de synergie zien, kunnen kantoorgebouwen meer zijn dan alleen een werkplek voor mensen tussen 09.00 en 17.00 uur.  Het is mogelijk de kosten van zo’n locatie te delen, wat interessant is voor de eigenaren want 's avonds wordt er voor de faciliteiten betaald.

HNH: Het heeft ook met respect te maken. Wie in de buurt woont van een kantoorgebouw dat ‘s avonds om 17.00 uur dichtgaat, heeft waarschijnlijk weinig emotie voor dat gebouw. Maar als dat gebouw ineens deel gaat uitmaken van je gemeenschap, omdat het 's avonds open is of omdat je het gebouw gebruikt, ontwikkel je een emotionele relatie met het gebouw, want het levert immers iets op. Het wordt een geïntegreerd onderdeel van de waargenomen woonomgeving, met voorzieningen in de buurt. Het geeft ons een veiliger en prettiger gevoel in onze wijk.

Aan welke nieuwe standaarden moeten kantoorruimtes in de toekomst gaan voldoen?

HNH: Wij herkennen een behoefte aan betere hygiëne en een schonere werkplek. We moeten inzien dat er heel wat bacteriën rondslingeren als we onze werkplek niet goed schoonmaken. Dat is een punt waarop we meer moeten focussen. Wie het interieur van een ziekenhuis ontwerpt, moet vanwege bepaalde vereisten specifieke materialen gebruiken. Die ontwikkeling zullen we ook gaan terugzien bij kantoren, maar niet op hetzelfde niveau. Het kan zijn dat we op een andere manier gaan kijken naar materialen die gemakkelijk te reinigen zijn en die niet veel bacteriën aantrekken.

TP: Er is veel aandacht voor natuurlijke materialen. Ik denk we materialen compleet anders gaan benaderen. Wat is de samenstelling en herkomst van de gebruikte materialen?  Volgens mij zal in de toekomst een soort materiaalpaspoort nodig zijn.

Mensen zullen hun bureaus delen en ruimtes delen. Alle materialen die makkelijk schoon te maken zijn en van natuurlijk materialen gemaakt zijn, zullen een impact hebben op die keuze.

HNH: Ik denk dat we in het algemeen ons eigen kantoor als uitgangspunt zullen nemen. Er ligt een heleboel papier op onze bureaus en veel bekabeling eronder. Voor schoonmakers dus een heel karwei om goed werk te leveren. Dit zijn enkele zaken waar we naar gaan kijken. Dit is iets wat we zelf moeten doen, maar ook voor andere werkplekken nodig is.

Wat is de rol van renovatie?

TP: Vanuit het oogpunt van financiën en duurzaamheid zouden we moeten nadenken over meer adaptief hergebruik en transformaties en minder aan nieuwbouw. Daar hoef je geen genie voor te zijn. De pandemie heeft ons ook laten zien dat we andere curves kunnen ombuigen als we maar willen, waaronder de exploitatie van natuurlijke hulpbronnen.

HNH: We houden ervan om nieuwe gebouwen te maken, want elke keer leren we en worden we beter. Maar we houden er ook van om bestaande ruimtes te transformeren en beter te maken. Dat zijn allebei uitdagingen voor ons. Sommige klanten hebben bijvoorbeeld een klein budget. Daardoor moeten we vindingrijker en nóg scherper zijn.

We bedanken Helle Nøhr Holmstrøm en Tiago Pereira voor de tijd die ze voor ons genomen hebben.